Beispiele aus der Praxis
Tagespost-Versand
Trotz fortschreitender Digitalisierung werden immer noch unzählige Briefe, Abrechnungen und Formulare gedruckt und versendet. Diese müssen gefaltet, kuvertiert, freigemacht und an den Versanddienstleister übergeben werden.
Entweder fällt diese Arbeit direkt beim Mitarbeiter an oder wird an die Poststelle ausgelagert. In beiden Fällen muss eine umfangreiche Infrastruktur an Druck- und Weiterverarbeitungssystemen, Verbrauchsmaterialen und Flächen vorgehalten werden.
Die damit verbundenen Kosten sind dabei ein Vielfaches der eigentlichen Portokosten.
Mit intelligenten Tools können dies Arbeitsschritte komplett ausgelagert werden. Statt eines wartungsintensiven Druckers verwendet der Mitarbeiter einen virtuellen Druckertreiber und die Daten werden direkt übermittelt. In einer bedienerfreundlichen Web-Oberfläche können die Aufträge administriert werden oder auf Wunsch direkt verarbeitet werden.
Die Dokumente werden im Anschluss tagesgleich verarbeitet und versendet.
Output-Management
Jeder, der schon einmal einen Kreditvertrag in den Händen gehalten hat, weiß, wie umfangreich diese Vorgänge sein können.
Für die Bankmitarbeiter ist die Erstellung mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden. Oft bestehen diese Vorgänge aus vielen Einzelverträgen, die vor dem Versand an den Kunden noch sortiert, geheftet und teilweise noch unterschrieben werden müssen.
Mit entsprechenden Tools können diese Prozesse komplett automatisiert werden. Der Bankmitarbeiter übermittelt seine Dateien. Anhand von definierten Kennzeichen in den Dokumenten werden diese analysiert, umsortiert, ergänzt und anschließend gedruckt und versendet.
Für den Bankmitarbeiter bedeutet diese eine maximale zeitliche Entlastung und somit einen stärkeren Fokus auf seine Kernaufgaben. Für das Bankinstitut bedeutet dies maximale Kostenreduktion durch Abbau der internen Druckinfrastruktur und der Senkung von Personalkosten. Und der Bankkunde freut sich über kurze Bearbeitungszeiten.
Versand von Wahlunterlagen
In Deutschland wird immer noch vorwiegend papierhaft gewählt. Die erforderlichen Unterlagen werden dafür im Vorfeld an die Wahlberechtigten versendet.
Diese zeitaufwendigen und komplexen Vorgänge können mit entsprechenden Schnittstellen und hochautomatisierten Prozessen komplett ausgelagert werden.
Die Druckunterlagen werden "on demand" produziert und versendet.
Für einen revisionssicheren Versand muss eine Vielzahl von Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet werden:
Die Kuvertiersysteme überwachen Datenbank- und Kamera gestützt die Bestandteile und eine Hochleistungswaage kontrolliert und dokumentiert das Sendungsgewicht. Vor Übergabe an den Versanddienstleister erfolgt noch eine Ausgangslesung und die Protokollierung in der Datenbank.
Somit kann auf Einzelsendungsebene die erfolgte Produktion dokumentiert werden.
Automations-Prozesse
Eine Versicherungsgesellschaft versendet täglich Vertragsbestätigungen an Neukunden.
Die Kundeninformation werden dafür auf einem gesicherten Laufwerk bereitgestellt. Die Daten werden zu definierten Zeitpunkten abgeholt und verarbeitet. Der Kunde erhält Bestätigungen zu allen Verarbeitungsschritten und ist somit immer „up to date“.
Die statischen Druckdokumente wurden im Vorfeld im System hinterlegt. Über die Automationsskripte werden diese mit den jeweiligen Adressdaten verknüpft, gedruckt, verarbeitet und versendet. Zusätzlich werden für jeden Vorgang Archiv-Daten erzeugt und an den Kunden übermittelt.
Durch die kurzen Verarbeitungszeiten entsteht auf Seite der Versicherungsgesellschaft eine hohe Kundenzufriedenheit und der schlanke Prozess bietet maximale Kosten- und Zeitersparnis.
Personalisierung
Mit spezialisierten Software-Tools entsteht volle Flexibilität bei der Erstellung der Druckdaten. Variable Inhalte wie wechselnde Unterschriften oder Bilder sind kein Problem. Auch ganze Druckseiten können in abhängig zur Zielgruppe ein- oder ausgeblendet werden. Selbstverständlich ist auch die Generierung von Codes (Barcode, Datamatrix, QR etc.) für die spätere Response-Verarbeitung möglich.
Basis für eine komplexe Individualisierung sind immer die zugrundeliegenden Adressdaten. Je feiner dort selektiert werden kann, desto Zielgruppengenauer kann die Kommunikation erstellt werden
Konfektionierung
Für einen sicheren und trotzdem wirtschaftlichen Kuvertierprozess sind modernste Technik und erfahrene Mitarbeiter nötig.
Umfangreiche Dokumente können über einen Mehrfachzug mit Kameralesung gesammelt und auch gefalzt werden. Abgleiche von weiteren Bestandteilen sind mit weiteren Kameras möglich. Zur Ausgangskontrolle kann eine Hochleistungswaage und eine kameragestütztes Aussteuerfach genutzt werden.
Falls ein Dokument im Produktionsprozess beschädigt wurde, wird dies beim Datenbankabgleich als fehlend erkannt und kann automatisiert nachgedruckt werden.
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